بخش بیســت‌وششـم/

زمانی که آمــاده‎گـی‎های ذهــنی بررسی‌ گردید، لازم است خبرنگاران به آماده‎گیِ جسمی و فیزیکی متوجه شوند که در چنین آماده‎گی‌یی، اولین مسأله نمای خودیِ خبرنگار در محل کنفرانس است. لباس به اساسِ محلِ کنفرانس باید در نظر گرفته شود. اگر خبرنگاران به یک کنفرانس مطبوعاتی در یک قرارگاه نظامی و یا محلی که تازه از دستِ دشمن تصرف شده می‎روند، باید لباسِ متناسب با آن محل بپوشند و اگر در یک کنفرانس مطبوعاتیِ رییس‎جمهور یا مقامات ملکیِ یک کشــور اشـتراک مــی‎نمایند، لباس مـنظم و مـطابق با شــأنِ کنفرانس‎دهنده و یا لباس رسمی به تن کنند.
مسالۀ تنظیمِ زمان برای اشتراک در کنفرانس مطبوعاتی بسیار مهم است؛ زیرا تنظیم وقت قبل از جریان کنفرانس، موقع را مساعد می‎سازد تا خبرنگار به وقت و زمانِ تعیین‌شده به محل برسد. مسافت راه، زمان بازرسی وسایل، وقت کافی برای کسب معلومات بیش‌تر، وقت کافی برای تنظیم وسایل، دریافت معلومات دربارۀ اشتراک‎کننده‎گان، وظیفه و مقام، موضوع سخنرانی، فارمت یا شکل برگزاری کنفرانس، برگه‎های معلوماتی، یادداشت‎های مهم، عکس اشتراک‎کننده‎گان و اگر خارجی باشد تلفـظ نام و حروف نام و تخـلص، همۀ نکاتی است که خبرنگار به آن نیاز دارد و این معلومات وقتی برآورده می‎شود که خبرنگار وقت‌تر به محلِ مصاحبه حاضر شده و برای جست‌وجوی این معلومات وقتِ کافی داشته باشد.
بخش دیگرِ آماده‎گی مربوط به آماده‎گی وسایل و امکانات است. نخستین نکته‌یی که به ذهنِ ما می‎رسد، عبارت از محل کنفرانس و وسیلۀ حمل‎ونقل باید باشد. از مسوولینِ رسانه باید پرسیده شود که آیا جهت پوشش کنفرانس مطبوعاتی، وسایل ترانسپورت در اختیار است یا نه. بعداً این مسأله سنجیده شود که آیا رسانۀ ما کمره و آلات ضبط صوت یا تصویر اضافی در اختیار دارد. به همین ترتیب، وسایل اضافی مانند چارجر کمره و آلۀ ضبط صوت، سیم و لین ارتباطی، چپ کمره ، نوار اضافی و موبایل همراه با چارجر دقیقاً بررسی گردد و از فعال بودن و دسترسی آن باید مطمین شد. خاطرنشان باید کرد که در بسیاری از کنفرانس‎های مطبوعاتی استفاده از تلیفون‎های همراه ممنوع می‎باشد که دانستن این موضوع نیز برای خبرنگار مهم است.
خبرنگار قبل از اشتراک در کنفرانس مطبوعاتی باید از موجودیتِ ترجمان آگاه باشد، همچنان مطمین شود که سیستم پخش صدا یا تصویر به کدام طریقه پخش می‎شود، چون سیستم‎های متفاوت را در کنفرانس‎ها به کار می‎برند. به همین ترتیب، با جعبۀ صدا یا سوند بکس باید آشنا بود که به کدام سیستم کار می‎کند؛ چون در ایالات متحدۀ امریکا و سایر کشورها سیستم‎های متفاوت استعمال می‎شود. بنابراین سیم، نوار، فلش و ساکت‎های اضافی و قابل استعمال به سیستم‎های مختلف را نباید فراموش کرد.
هرگاه کنفرانس مطبوعاتی در یک اتاق یا تالار باشد، تنظیم نور برای ثبت تلویزیونی بسیار اهمیت دارد. به همین ترتیب، مسیر نور باید مد نظر گرفته شود. گرداننده‎گان کنفرانس مطبوعاتی شاید تجربۀ کافی در عکس‎برداری نداشته باشند و یا ناخودآگاه میز خطابه را طوری تنظیم کنند که از پشت سرِ سخنرانان شعاع تیزِ آفتاب به داخل تالار بتابد و یا چراغ‎های بزرگ از عقب میزِ خطابه نورافگنی نماید که در این صورت، باید مشوره‎های لازم را به گرداننده‎گان داد و یا مجبوراً کمرۀ عکاسی و فلم‌برداری را در نقطه‌یی جابه‎جا نمود که نور آفتاب مستقیماً به روی لنز نتابد.
مسالۀ دیگر که حایز اهمیت است، عبارت از حضور خبرنگاران و نکاتی‌ست که خبرنگار هنگام دایر شدنِ کنفرانس مطبوعاتی قبل از آغاز سخنرانی در نظر می‎گیرد. مهم‎ترین اصل در داخل تالار یا محل کنفرانس مطبوعاتی، عبارت از جایگاه خبرنگاران است. مصاحبه‎گر هرچه به میز خطابه نزدیک باشد، بهتر است؛ چون اول سخنان را به‌خوبی شنیده و یادداشت می‎نماید و دیگر این‌که چانس پرسش را نسبت به دیگران بیش‌تر می‏تواند داشته باشد. همچنین در کنفرانس از نوعیتِ مایکروفون برای پرسش خبرنگاران نیز باید باخبر بود. در اکثر کـنفرانـس‎هـای مطـبوعاتــی، مایکـروفونِ سیار در خــدمت مــصاحبه‌کننده‎گان قرار دارد و در عده‌یی از کنفرانس‎ها، مایکروفون را در یک نقطه نصب می‎کنند و پرسش‎کننده‎گان مجبورند در قطار طولانی منتظر نوبت ‌باشند. در هر دو حالت، یکی از مسایل مهمِ دیگر همان جایگاه مسوولین تخنیکی در تالار است که بایــد یک خـبرنگار کاملاً از موقعیتِ آن‎ها باخبر باشد.
در بسا از کنفرانس‎های مطبوعاتی، مایکروفون‎های خبرنگاران را بر سرِ میز خطابه جابه‎جا می‎کنند و هرکه زودتر به کنفرانس داخل شد، موقعیتِ بهتر را انتخاب می‏تواند، ولی در عده‌یی از کنفرانس‎ها جبعۀ پخش صدا و یا بلندگو برای این منظور در نظر گرفته می‎شود. در صورت اخذ صدا از جبعۀ صدا باید ساکت و سیم‎های مورد قبول را به کار برد و اگر جبعه نباشد، استفاده از بلندگو مستلزم تجربۀ زیاد است؛ چون از فاصلۀ نزدیک و یا بسـیار دور، صدای مورد قبول را نمی‏توان ثبت کرد.
در آغاز کنفرانس مطبوعاتی، از نوعیتِ آلۀ شنوایی یا گوشی نیز آگاهی باید داشت؛ زیرا در بسا از کنفرانس‎های مطبوعاتی سخنان کنفرانس‎دهنده و یا مهمان باید ترجمه گردد و ترجمان توسط گوشی به خبرنگاران ترجمۀ هم‎زمان می‎نماید و اگر گوشی مناسب در اختیار نباشد، برداشتِ درست از کنفرانس صورت گرفته نمی‏تواند. همچنان در کنفرانس‎های مطبوعاتی معمول است که برگه‎های معلوماتی را قبلاً توزیع می‎کنند که در آن معلوماتِ مختصر دربارۀ کنفرانس‎دهنده، موضوع و همچنان شماره‎های تماس درج می‎باشد.
اگر خبرنگار به رادیو و یا هم رسانه‎های چاپی، از کنفرانس مطبوعاتی گزارش و یا مصاحبه ترتیب می‎نماید، صحنه‌پردازی نیز یکی از شیوه‎های معمول است که مصاحبه‎گر در مقدمۀ گزارش از فضای حاکم در کنفرانس می‎نویسد و خواننده‌گان را با جملاتِ مناسب به داخل متن کـنفرانس مطـبوعاتی می‎کشاند. علاوتاً دانستن ژست‎های بدنی و موضع‎گیری‎ها و حرکاتِ کنفرانس‎دهنده‎گان می‏تواند برای نوشتن یک گزارش یا مصاحبه جالب باشد.
کنفرانس مطبوعاتی را می‏توان با مقدمۀ کوتاه و یا هم با عنوان درشت و به‌گونۀ پرسش و پاسخ به نشر رسانید و یا هم در گزارش خبری یک رپ یا بستۀ خبری و یا هم یک پکیچ صوتی یا تصویری تهیه نمود، این بسته‌گی به رسانه و متصدی برنامه یا صفحه دارد که از خبرنگاران چه می‎خواهند و چه نوع ترتیب نشر برای کنفرانس مطبوعاتی در نظر گرفته‌اند.
خبرنگاران قبل از آغاز کنفرانس، باید مدتی را که سخنرانی و سوال‌ها و جواب‌ها در بر می‎گیرد بدانند؛ چون تهیه‎کننده‎گان و یا متصدیانِ برنامه و یا صفحه باید بدانند و همچنان خبرنگار وقت آخرِ نشر را مد نظر گیرد. در کنفرانس‎های مطبوعاتی ممکن نیست که به همۀ خبرنگاران فرصت پرسش مهیا شود، اما پرسش‎ها از سایر خبرنگاران را می‏توان در گزارش و یا خبر به نشر رسانید، اما نباید آن پرسش به حیث پرسش شخصی مطرح گردد، بلکه گفته شود که «در پرسش یکی از خبرنگاران چنین گفت».