بخش دوم و پایانی

آدم‌های بی‌هدف در اغلب نشست‌ها و مذاکرات حضور دارند، آن‌ها حاشیه می‌روند و حضار را خسته می‌کنند. این افراد معمولاً فقط طالب توجه هستند و هدف دیگری جز سخن گفتن ندارند. به آن‌ها اجازه ندهید وقتی را که هر ثانیۀ آن در مذاکرات حیاتی است هدر بدهند. لازم است کنترل اوضاع را به دست بگیرید، فراموش نکنید که اگر از این افراد چشم‌پوشی کنید یا سعی کنید به آن‌ها اجازه دهید نیازهای‌شان به توجه را در حین مذاکره برآورده کنند، به سایر افراد حاضر در جمع بی‌احترامی کرده و حقوق آن‌ها ا ضایع کرده‌اید. در برخورد با این افراد:
ـ بر اصل موضوع مذاکره و دریافت خود از آن دایماً تأکید کنید.
ـ فوریت دسترسی به افراد و محدودیت‌های زمانی را متذکر شوید.
ـ از یکی از حضار سوالی بپرسید تا سخن‌وری فرد بی‌هدف متوقف شود.
ـ پیش از شروع جلسه از افراد درخواست کنید هرگز از موضوع جلسه خارج نشوند.
برخورد با حاشیه‌پردازها
در حالی که شما درگیر پیش بردن جلسه طبق صورت جلسه هستید، همیشه افرادی وجود دارند که مشغول صحبت‌های حاشیه‌یی هستند، این کار آن‌ها مشکلات فراوانی ایجاد می‌کند. یکی از این مشکلات این است که در جریان بحث و جدل‌های بیهودۀ آن‌ها، شما توجه سایر افراد را نیز از دست می‌دهید. فراموش نکنید که بحث‌های حاشیه‌یی اغلب مسری هستند و فوراً میان تمام افراد پخش می‌شوند. به عنوان کنترل کنندۀ جلسات و مذاکرات هرگز درگیر آن‌ها نشوید و سعی کنید بحث‌های دیگران را نیز در نطفه خفه کنید و کنترل جلسه را به دست بگیرید. در مواقعِ بروز حاشیه از توصیه‌های زیر کمک بگیرید:
ـ سکوت کنید و مستقیماً به جمع نگاه کنید.
ـ از حاشیه‌پردازان بخواهید بحث خود را با صدای بلند مطرح کنند و ضمناً توضیح دهند ارتباط آن با صورت جلسه چیست.
ـ به فرد حاشیه‌پرداز بگویید مایلید نظر او را راجع به موضوعی مشخص بدانید.

برخورد با مشاجره‌طلب‌ها
برخی از افراد نیاز دارند در مورد هر موضوعی که مطرح می‌شود، بحث و ترجیحاً مخالفت کنند. برای این افراد فرقی نمی‌کند موضوع چیست و آیا آن‌ها در آن بحث صاحب‌نظر یا دارای اهمیت یا طرف مشورت هستند یا خیر. این افراد همواره به دنبال فردی هستند تا او را در جریان مذاکره به عنوان خصم خودشان در نظر بگیرند و در ادامۀ کار با او مخالفت کنند. آن‌ها در هر موضوعی دست بالا می‌برند و مخالفتی می‌کنند، مراقب این افراد باشید و از این راهکارها استفاده کنید:
ـ فرد را خطاب قرار دهید و از او علت مخالفت و راه‌حل جایگزینش را بپرسید، برای جلوگیری از اتلاف وقت، از او بخواهید با اختصار توضیح دهد.
ـ اگر مشاجره‌کننده‌گان چند نفر هستند، از آن‌ها بخواهید سکوت کنند و سپس با کلمات خودتان مواضع آن‌ها را در مقابل هم تشریح کنید.
ـ صورت جلسۀ مورد توافق را دایماً تکرار کنید.
ـ برای برقراری فضای مثبت، نقاطی را که هیچ فردی در جمع با آن‌ها مخالف نیست، دایماً تکرار کنید و افراد را متوجه این نکات کنید.
ـ به افراد حاضر در جلسه، اهداف و منافع مشترک‌شان را یادآوری کنید.
ـ از درگیر شدن به عنوان یکی از طرفین مشاجره احتراز کنید. حتا اگر با یکی از طرفین هم‌عقیده هستید، به عنوان کنترل‌کنندۀ جلسه سعی در حفظ تعادل داشته باشید.