بخش هفـتم و پایانی/
توصیه می‌شود تا حد امکان تعداد دعوت‌شده‌گان به جلسه محدود باشد و فقط افرادی را که نقش کلیدی در سازمان دارند، در برگیرد تا جلسه با آرامش پیش رود و نتایج مؤثر و مثبت در پی داشته باشد. از سوی دیگر، حضور تعداد کمتری از افراد در جلسه باعث می‌شود از اتلافِ وقت جلوگیری گردد. در ضمن برای هدایت جلسه‌های مؤثر، به مدیریت و رهبریِ آگاهانه نیاز است.
هدایت و رهبری جلسه، مستلزم داشتن توجه کافی به نظرات دیگران، برخورداری از حس اعتماد، داشتن خلاقیت، سیاست‎مداری، روحیۀ همدلی، انعطاف‌پذیری، فراست، توان دفاع از پیشنهادهای خود و در عین حال پذیرش نظرات درستِ دیگران و داشتن برخی خصوصیات اخلاقی مانند شوخ‌طبعی است. در همین راستا، رعایت نکات ذیل می‌تواند در ادارۀ جلسه مفید باشد:
الف) اگر به منظور ارایۀ پیشنهادی در یک اجتماع گروهی برنامه‌ریزی کرده‌اید، چند روز قبل تمام اطلاعات لازم را برای همۀ شرکت‌کننده‌گان در جلسه ارسال کنید.
ب) دستور جلسه را مطالعه کنید و همۀ اسناد مربوطه را با خود به جلسه ببرید، بدین ترتیب می‌توانید مبتنی بر آگاهی و اطمینان کامل تصمیم بگیرید.
ج) بدون تأخیر در جلسه حاضر شوید.
د) اگر قرار است در جلسه حضور نداشته باشید، پیشاپیش دیگران را مطلع کنید و فردی را به عنوان جانشین خود به جلسه بفرستید که بتواند حداقل برخی از تصمیمات را به جای شما اتخاذ کند.
و) در جلسات شنوندۀ خوبی باشید و به دقت گوش دهید و قبل از این‌که مخالفت کنید، به دنبال توافق نظر باشید.
هـ) برای آن‌که تعداد بیشتری از شرکت‌کننده‌گان در جلسه به تجزیه و تحلیل مذاکرات بپردازند، خلاصۀ مذاکرات را به طور کامل و دقیق ۴۸ ساعت بعد از جلسه در اختیار شرکت‌کننده‌گان بگذارید.
ی) نباید فراموش کنید که طی برگزاری جلسه‌ها، استفاده از سخنان طعنه‌آمیز، توسل به حملۀ شخصی، حرف دیگران را قطع کردن، سردرگم کردن دیگران برای جلب توجه، در مجموع رفتارهای پسندیده‌یی نمی‌باشد و در نهایت امکان دست‌یابی به نتایج مثبت را مشکل می‌سازد.
د) اگر چه مخالفت با نظریات دیگران در جلسه‌ها عادی به نظر می‌رسد، اما در صورتی که گروه تصمیمی می‌گیرد، لازم است موضوع از طریق تمام افراد حاضر در جلسه حمایت شود. از همین‌رو باید از مقاومت انفعالی و کارشکنی اجتناب کنید.
ذ) از سایر افراد به‌خاطر حضور در جلسه تشکر کنید، افزون بر این رییس جلسه باید فضای حاکم بر جلسه را به محیطی مناسب جهت بازگو کردن عقاید شرکت‌کنندگان در جلسه تبدیل کند. هم‌چنین متصدی جلسه باید شرکت‌کننده‌گان در جلسه را به پیروی از چند رهنمود سادۀ زیر برای تأمین نظم جلسه ترغیب کند:
۱) تحت عنوان یک تیم کار کنید.
۲) شنونده‌یی بادقت باشید.
۳) به دیگران احترام بگذارید.
۴) شتاب‌زده قضاوت نکنید.
۵) رازدار بمانید.
در ضمن نحوۀ به پایان رساندن جلسه، به اندازۀ اداره کردنِ آن مهم است. پیش از پایان هر جلسه، دستور جلسۀ بعدی باید آماده شود. به خاطر داشته باشید سامان‌دهی هر جلسۀ موثر، نقش کلیدی در تحقیق عینیِ اهداف هر سازمان دارد.
منبع: آفتاب