بسیاری از ما پس از پایان روز با نگاه مختصری که به فعالیت‌های روزانۀ خود می‌اندازیم، مشاهده می‌کنیم که علی‌رغم گذراندن ساعت‌ها، کار خاصی انجام نداده‌ایم. اصطلاحِ نه‌چندان درستی که به نام «مدیرت زمان» جا افتاده، به ما یاد می‌دهد که چگونه بهترین استفاده را از وقت و زنده‌گی خود به عمل آوریم.
اما در مورد اینکه چرا این اصطلاح خیلی درست نیست، باید گفت که زمان، متغیری نیست که قابل مدیریت باشد، بلکه این ما هستیم که باید رفتارهای روزانۀ خود را مدیریت کنیم.
در هر صورت، برای مدیریت بهترِ فعالیت‌ها در طول روز باید نسبت به آن‎‎ها شناخت کامل داشته باشیم، همان‌طور که یک مربی تیم فوتبال برای مدیریت تیم خود باید نسبت به افراد تیم و بسیاری موارد دیگر شناخت حاصل کند. یکی از قسمت‌هایی که باید از آن شناختِ کافی داشته باشیم، مواردی است که باعث اتلاف وقتِ ما طی روز می‌شود. با شناخت از آن‌ها می‌توانیم آن موارد را از فعالیتِ روزانه حذف و یا به گونه‌یی مدیریت کنیم که کمترین وقت را از ما بگیرند.
به موارد زیر دقت کنید، بسیاری از مدیران به آن‎ها «دزدان زمان» می‌گویند:
– تماس‌های تلیفونی‌یی که در کار شما وقفه ایجاد می‌کند.
– افرادی که در حین انجام کار وارد معرکه می‌شوند و کار شما را متوقف می‌کنند.
– جلسات غیرضروری.
– کارهایی که می‌توانید به دیگران محول کنید ولی با کمال تعجب این کار را نمی‌کنید.
– شک و دودلی در اتخاذ تصمیم و ایجاد یک مشغولیت ذهنی برای این کار.
– تمام نکردن کارها به‌صورت کامل و سر و کله زدن با تعداد زیادی کار ناتمام.
– صحبت کردن با گروه برای به تفاهم رسیدن، درحالی‎که می‌توان با نمایندۀ آن گروه به تنهایی صحبت کرد و به تفاهم رسید.
– ادامه دادنِ صحبت‌هایی که به نتیجۀ خاصی منجر نمی‌شوند.
– نداشتن برنامۀ کاری روزانه.
– دخالت در کارهای فنی، درحالی‎که آگاهی فنی لازم را ندارید.
– خسته بودن و استرس داشتن.
– ناتوانی در «نه» گفتن.
– میز و محیط کاری شلوغ داشتن.
شما با کمی دقت به مواردی که در بالا به آن‎ها اشاره شد، خواهید دید که به چه ساده‌گی می‌توانید نکاتِ بالا را مدیریت کنید. اگر دقت کنید، بسیاری از موارد مطرح شده، خود از جمله کلیدهایی برای رفع مشکلات می‌باشند، به عنوان مثال تلیفون برای ایجاد ارتباط سریع از راه دور می‌باشد، ورود افراد به اتاق شما یا برگزاری جلسات عموماً برای هماهنگی انجام کارها می‌باشد و… که به دلیل عدم استفادۀ صحیح نه تنها کمکی در حل مشکلات نخواهند کرد، بلکه خود برای ما مشکلِ جدیدی خواهند آفرید.
برخی دیگر از موارد ذکر شده، به ضعف برنامه‌ریزی و توانایی‌های شخصیِ خودمان برمی‌گردد، مانند عدم توانایی «نه» گفتن، نداشتن برنامۀ کاری، محیط کاری شلوغ و کثیف، ناتوانی در به نتیجه رساندن بحث‌ها و… که همه و همه به محدودیت تواناییِ ما برمی‌گردد.
راه حل بسیار ساده می‌باشد؛ از یک‌طرف باید توانایی‌های خود را بشناسیم و در حد خودمان از توانایی‌های‌مان استفاده کنیم و از طرف دیگر، باید درِ خجالت را کنار بگذاریم. باید تمرین کنیم که «نه» بگوییم و وارد هر کاری نشویم. اگر سرگرم انجام کار مهمی هستیم، تلیفون‌های غیرضروری را پاسخ ندهیم یا افراد متفرقه را به حضور نپذیریم.
مشاهده می‌کنید که موضوع آن‌قدرها هم پیچیده یا دشوار نیست و شما با کمی سعی و اراده خواهید توانست بهترین استفاده را از وقتِ خود کنید.
منبع: تفاهم‌نیوز